Poste à pourvoir d'« Assistant-e »
Hauts-de-Seine Initiative (HDSI) est une association loi 1901 à but non lucratif qui a pour vocation d’accompagner et de financer les initiatives créatrices d'emploi sur le département des Hauts-de-Seine. Membre des réseaux Initiative France et France Active, HDSI mène ses activités au sein de trois pôles :
- « Très Petites Entreprises » : financement de la création / reprise / développement d'entreprise, ateliers collectifs, parrainage
- « Économie Sociale et Solidaire (ESS) » : accompagnement et financement de structures de l’ESS, DLA
- « Projets » : accompagnement renforcé de demandeurs d’emploi et programme d’accompagnement de l’entrepreneuriat féminin.
L’assistant-e administratif-ve et d’accueil aura les 3 principales missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes
- Mise en oeuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinées aux créateurs
- Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association.
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique dans les locaux de l’association : prise de messages, mise en relation, premier relai d’information.
- Renseigner, orienter de façon pertinente et expliquer les différentes démarches à effectuer.
- Assurer la mise en relation avec le-la Chargé-e de mission concerné• Accueillir les créateurs pour les décaissements si nécessaire.
- Traiter les e-mails et courriers entrants et sortants.
- Veiller à la bonne installation des salles et du matériel en amont des temps d’animation et de réunion.
Mission 2 : Mise en oeuvre des procédures de décaissement et de recouvrement des financements destinés aux créateurs
- Préparer les dossiers de décaissement par voie dématérialisée : vérifier la conformité des pièces exigées et établir tous les documents nécessaires au déblocage des prêts.
- Constituer, transmettre et suivre les dossiers à décaisser relatifs aux prêts BPI et ceux relatifs à la mise en place des garanties France Active.
- Faire la saisie consécutive au décaissement dans les bases de données.
- Déclarer les prêts et tout autre évènement, préparer les dossiers de déclaration en défaut de paiement et de mise en jeu de la garantie.
- Assister la hiérarchie dans les actions de contentieux avec les bénéficiaires de prêts et les cabinets de recouvrement : relances téléphoniques et écrites, prise de rendez-vous, préparation des dossiers pour le service recouvrement, appui au suivi comptable, etc.
Mission 3 : Gestion administrative liée au fonctionnement de l’association
- Rédiger des courriers de décision suite aux comités d’engagement de prêts d’honneur.
- Suivre les différents documents administratifs, les classer et les archiver.
- Être en appui « back office » à la direction et à l’équipe dans l’organisation des animations et temps forts de l’association : Conseil d’Administration, Assemblée Générale, autres événements.
- Être en appui à la direction sur du suivi administratif et logistique et en cas d’audit.
- Gérer la vie des locaux dont le courrier, les fournitures de bureau et le petit équipement courant.
La présente offre de poste pourra être amenée à évoluer selon les besoins de l’association.
Formation
Formation de niveau bac - bac+2 en assistance de gestion,
assistance de direction, secrétariat (BTS, DUT…) -> Formation BAC.
Connaissances (savoirs)
- Outils bureautiques (Excel, Word…),
- Connaissance des systèmes d’information et de gestion / base de données est un plus.
Capacités (savoir-faire opérationnels contextualisés)
Être capable de :
- Acquérir des connaissances administratives et les implémenter.
- Avoir le sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur.
- Savoir hiérarchiser les priorités.
- Présenter HDSI, ses actions et son projet associatif.
Qualités humaines (savoir-faire relationnels)
- Avoir le goût du travail en équipe, en réseau en partageant des tâches avec d'autres unités.
- Avoir le sens du contact.
- Être dynamique, disponible et accueillant-e.
- Faire preuve de réactivité, être capable de gérer plusieurs tâches à la fois.
- Gérer les priorités.
Avoir un intérêt pour le secteur associatif et les dispositifs d’aide à la création d’entreprise est un plus.
Conditions de travail et risques liés à l’activité
Type de contrat : CDI.
Horaires : 35 heures hebdomadaires ou 39 heures avec JRTT.
Localisation : Bureau de Nanterre, déplacements à l’extérieur occasionnels.
Autres indemnités : Prise en charge de 50% des titres restaurants.
Date de début souhaitée : Dès que possible.
Documents à envoyer : CV + Lettre de Motivation avant le 31/01/2020.