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Les bonnes questions à se poser avant de choisir un système informatique pour son business

1 - Qu’entend-on par système informatique pour son business ?


Pour nos besoins nous adopterons la définition suivante : "L’informatique business" est principalement l’informatique de gestion et accessoirement l’informatique bureautique.


2 - Pourquoi mettre en place un système informatique business ?


La mise place d’un système informatique business peut avoir différentes raisons :

- Des volumes trop importants qui ne permettent plus une "gestion à la main" (ex : système basé uniquement sur des outils bureautiques de type WORD, EXCEL…).

- Des opérations trop complexes à suivre manuellement (ex : devis, suivis d’affaire…).

- Une volonté de bénéficier des meilleures pratiques ("Best practices") pratiques mutualisées dans le logiciel pour un ensemble de clients.

- L’objectif de réaliser des gains de productivité induits par l’outil informatique.

- La rationalisation des processus permettant d’intégrer et de former plus rapidement de nouvelles personnes et d’assurer la cohérence de leurs activités.



3 - Quelles sont les questions à se poser ?


3.1 - Mon entreprise


- Quel  est mon type d’activité ? (ex : Négoce, production, services, un mix…).

- Quelle est mon activité ? (ex : Coiffure, enseignement, entreprise générale, recrutement, aide à la personne…).

- Quelles sont les particularités de mon entreprise ? (ex : clientèles, modes de distribution, canaux de distribution, système de tarification…).

- Quelles sont les points clés métiers à gérer et ceux que j’imagine pour demain (ex : traçabilité, suivi par lots, dates de péremption…).

- Quels sont les modes  de gestion et de suivi de mon entreprise ? (ex : gestion à l’affaire…).


3.2 - Mon fonctionnement


- Est-ce que moi-même et mes collaborateurs avons tendance à travailler à distance ?

- Quels sont éventuellement les outils de mobilité utilisés au quotidien : mobiles, tablettes ?

- Comment puis-je souhaiter saisir mes informations ? (ex : scan de documents sur mon mobile ou scan à l’arrivée de l’entreprise…).

- Ai-je la nécessité de conserver et de rendre accessibles selon différents critères les documents ?  (ex : gestion documentaire)

- Quelles sont les personnes autres que moi-même et mes collaborateurs susceptibles d’accéder à mon informatique ?  (ex : expert-comptable, cabinet social …)

3.3 - Ma situation informatique


- Ai-je déjà des outils informatiques et comment vais-je pouvoir les intégrer ?


3.4 - Mon approche de l’informatique


- Est-ce que je préfère disposer d’une informatique chez moi ou hébergée et gérée ailleurs (offres dites "Cloud")

- Est-ce que je préfère être propriétaire ou locataire de mon informatique ?


3.5 - Mon budget


- Quel est mon budget ? au départ ?, chaque année ?

Déterminer son budget permet de ne pas perdre ou faire perdre du temps à analyser des solutions que l’on ne peut s’offrir.


4 - Que dois-je préparer pour investiguer les solutions ?


Afin de clarifier les idées et de pouvoir dialoguer établir un mini cahier des charges contenant :
 
- Résumé entreprise, activité CA, effectifs, volumes, points clés,

- Mon informatique aujourd’hui : Word, Excel …et ce que je traite avec.

- Mes raisons de mettre en œuvre un système informatique, mes objectifs et mes critères de décision avec éventuellement une pondération.

- Un petit jeu de données me permettant de faire tester mes points clés.

- Mes principaux documents surtout si spécifiques.

Cette approche permet de ne rien oublier et de pouvoir plus tard justifier rationnellement son choix.


5 - Quelles sont les dernières recommandations ?


5.1 - Prendre son temps


En fil conducteur, il est nécessaire, de prendre, voire de perdre un peu de temps, pour bien définir son réel besoin, déterminer le niveau d’adéquation avec la solution et ce , à un coût abordable.
Attention la durée de fonctionnement et donc de renouvellement d’un système de gestion est estimée entre 5 et 7 ans.
L’engagement est donc pour cette durée.


5.3 - Evaluer la solution


Attention de faire la différence entre le système "le fait" et "comment il le fait".
Attention de privilégier les solutions et les concepteurs éprouvés, solides financièrement même si des nouvelles approches semblent parfaites. Vous n’avez pas les moyens, sauf exception, de servir de testeur.


5.4 - Comprendre la mise en œuvre


Attention de bien comprendre les modalités de mise en œuvre de la solution (Paramétrage, développements complémentaires, rapports, formation, reprise de données …).


5.5 - Comprendre le contrat


Attention au type et à la durée du contrat, aux modalités de sortie … (ex : modalités de récupération des données…).
Attention à la tarification : voir ce qui est inclus, ce qui est exclus, quels sont les modes de calcul, et dates de paiement.


5.6 - Rechercher des conseils


Attention l’acquisition d’un système informatique n’est pas un achat habituel pour un dirigeant. L’expérience est moindre et nécessite pour le moins de consulter des personnes habituées à choisir et à mettre en œuvre des solutions.


Marc Rialland , Parrain HDSI
Ancien Président de Sociétés de conseil en informatique de gestion.

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